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Politique des documents publics

Pour plus d'informations, appelez-nous à (513) 891-2424.

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Politique no: VII-16
Date d'Entrée en vigueur: octobre 2007

Politique numéro VII-16: politique des documents publics

But:

La ville de Montgomery maintient de nombreux dossiers qui sont utilisés dans l'administration et l'exploitation de la ville.  Conformément à la Loi de l'état, la ville de Montgomery Records Commission a adopté un calendrier de conservation des documents et de disposition qui identifient ces dossiers et ce calendrier est disponible par le Bureau du directeur de la ville.  Les dossiers conservés par la ville et la capacité d'y accéder sont des moyens d'assurer la confiance entre le public et la ville.  Le but de cette politique est de faciliter le public dans l'exercice de leurs droits d'accès et d'examen des dossiers de la ville.

Procédure:

I. dépositaire des documents publics: Lorsqu'ils sont disponibles

Le directeur de la ville est le dépositaire officiel des dossiers publics de tous les dossiers qui sont maintenus au centre par la ville.  Les demandes de documents publics doivent être adressées directement au Bureau du directeur de la ville.  Le directeur de la ville peut attribuer la responsabilité de suivre ou de satisfaire une demande à un autre employé de la ville.  Le demandeur doit ensuite faire un suivi auprès de cet employé.  Les demandes d'accidents de la circulation ou de rapports d'incident du service de police peuvent être adressées directement au commis aux dossiers de la police au centre de sécurité.

Les demandes de documents publics seront hébergées pendant les heures normales de travail.  Les demandes de documents publics ne seront pas acceptées le week-end ou les jours fériés.

II. dispositions générales


Section 1. Documents publics

Les documents publics sont les suivants: tout document – papier, électronique ou autre format – qui est créé ou reçu par, ou relève de la compétence d'une fonction publique qui documente l'organisation, les fonctions, les politiques, les décisions, les procédures, les opérations, ou d'autres activités du bureau.  Tous les dossiers de la ville de Montgomery sont publics à moins qu'ils ne soient spécifiquement exemptés de la divulgation en vertu de l'état de l'Ohio ou de la loi fédérale.


Section 1,1.

C'est la politique de la ville de Montgomery que les dossiers actuels seront organisés et entretenus de sorte qu'ils soient facilement disponibles pour l'inspection et la copie.


Section 2. Demandes d'Enregistrement

Chaque demande de documents publics doit être évaluée pour une réponse en utilisant les lignes directrices suivantes:


Section 2,1.

Bien qu'aucune langue particulière ne soit requise pour présenter une demande, le demandeur doit au moins identifier les documents demandés avec suffisamment de clarté pour permettre à la fonction publique d'identifier, de récupérer et d'examiner les dossiers.  S'il n'est pas clair quels dossiers sont recherchés, le dépositaire des documents doit communiquer avec le demandeur pour obtenir des éclaircissements, et doit informer le demandeur de la manière dont l'office conserve ses dossiers.


Section 2,2.

Un demandeur n'est pas tenu de présenter une demande de documents par écrit et n'a pas à fournir son identité ou l'utilisation prévue du dossier public.  Toutefois, la fourniture de ces renseignements peut bénéficier au demandeur en améliorant la capacité de la ville à identifier, localiser et livrer les documents publics demandés.


Section 2,3.

Les documents publics peuvent être consultés par l'une des méthodes suivantes: une demande d'affichage des documents publics en personne; une demande de copies des documents publics que le demandeur reprendra personnellement auprès du Bureau du directeur municipal; ou une demande de copies d'enregistrements publics que le demandeur souhaite avoir envoyé par la poste ou autrement transmis au demandeur.

Les documents publics doivent être mis à la disposition des inspecteurs rapidement.  Les copies des documents publics doivent être rendues accessibles dans un délai raisonnable.  «Prompt» et «raisonnable» tiennent compte du volume des documents demandés; la proximité de l'emplacement où les dossiers sont stockés; l'état physique du dossier et la nécessité d'un examen juridique des dossiers demandés.


Section 2,4.

Un demandeur peut demander que des copies des documents publics lui soient transmises par courrier américain ou par tout autre moyen de transmission disponible et propice à la transmission des documents publics.  Le coût de la transmission doit être payé par le demandeur avant que les dossiers publics ne soient fournis.


Section 2,5.

Sur demande, les dossiers seront copiés sur papier ou si le dossier est conservé par la ville dans un autre support, le demandeur peut demander que le dossier soit produit dans ce média alternatif.  Il n'est pas nécessaire que la ville crée des documents sous forme électronique si ces documents ne sont pas déjà conservés ou conservés dans ce format.


Section 2,6.

Chaque demande doit être évaluée pour une durée estimée de temps nécessaire à la collecte des dossiers.  Les demandes de renseignements de routine doivent être remplies immédiatement si possible.  Les demandes courantes comprennent, sans s'y limiter, les procès-verbaux (à la fois en ébauche et en version définitive), les budgets, les ordonnances salariales, les formulaires et les demandes et les listes de personnel.  Si moins de dix (10) pages de copies sont demandées ou si les documents sont facilement disponibles dans un format électronique qui peut être envoyé par courrier électronique ou téléchargé facilement, ceux-ci devraient être mis à disposition aussi rapidement que le matériel le permet.


Section 2,7.

Toutes les demandes de documents publics doivent être remplies ou être reconnues par écrit par le Bureau du directeur municipal dans un délai de trois (3) jours ouvrables suivant la réception de la demande par l'office.  Si une demande est réputée nettement au-delà de la «routine», comme la recherche d'un nombre volumineux de copies ou nécessitant des recherches approfondies, l'accusé de réception doit comporter les éléments suivants:

  • Un nombre estimatif de jours ouvrables qu'il faudra pour satisfaire la demande.
  • Un coût estimatif si des copies sont demandées.
  • Tous les éléments de la demande qui peuvent être exemptés de divulgation.

Section 2,8.

Tout déni de dossier public demandé doit comporter une explication, y compris une autorisation légale pour ce déni.  Si des portions d'un enregistrement sont publiques et que des portions sont exonérées, les parties exonérées doivent être expurgées et les autres documents publiés.  S'il y a expurgations, chaque biffure doit être accompagnée d'une explication de soutien.


Section 3. Honoraires et paiements

Les personnes qui recherchent des documents publics ne seront facturées que le coût réel de la copie ou de l'impression d'images et devront également payer le coût réel (par exemple, l'affranchissement) de la livraison et des autres fournitures utilisées pour l'envoi, la livraison ou la transmission du dossier public.  Le paiement des demandes de documents publics peut être exigé avant la copie ou l'impression réelle des documents.

Les copies faites sur papier de lettre ou de taille légale sont $0,01 par page pour le noir et blanc et $0,07 par page pour des copies de couleur.  La Loi de l'Ohio peut prévoir des frais spécifiques à payer pour certains dossiers (p. ex., les rapports d'accidents de police $4,00 chacun, avec des photographies à un coût supplémentaire, conformément au R.C. § 5502,12). Le directeur municipal peut renoncer aux frais de copie si le total est inférieur à $10.  Si la ville utilise un service de copie externe pour faire les copies, telles que des impressions bleues ou des demandes volumineuses, le demandeur sera tenu de payer le coût de l'intégralité du travail de copie, tel que facturé par le service de copie. Les copies qui sont demandées dans un format autre que la taille des lettres ou le papier légal seront «au coût», sans tenir compte du temps consacré par les employés à la préparation des copies.  (Par exemple, les documents publics en format électronique placés sur un CD seront évalués le coût du CD, plus le coût réel, le cas échéant, de la création des copies électroniques.)

Les dossiers publics ne seront copiés que par le Bureau du directeur municipal ou par d'autres agents, employés ou représentants autorisés désignés ou demandés par le directeur municipal.  Le directeur de la ville peut utiliser un service de copie externe pour faire les copies, à la discrétion du directeur municipal.  En aucun cas, le demandeur ne sera autorisé à faire les copies lui-même.  La manière de copier est à la discrétion du directeur municipal.


Section 4. Refus d'une demande de documents publics

Dans certaines circonstances, les documents ne sont pas définis comme des «documents publics» en vertu de la Loi de l'Ohio ou sont exemptés de divulgation en vertu de l'état de droit fédéral.  Dans ces situations, la demande de dossier public sera rejetée sur cette base.  Le code révisé de L'Ohio exige que tout déni soit soutenu par l'Autorité légale.  UN refus qui répond à une demande écrite de documents publics sera également donné par écrit.  Les motifs écrits de refus ne seront pas exigés pour les demandes de documents publics verbaux.  Tout déni de dossier public demandé doit comporter une explication, y compris une autorisation légale.

Le code révisé de l'Ohio considère certaines actions comme étant des «dénis» de demandes de dossiers publics.  Ces situations sont traitées comme suit:

(a) rédaction.  Le code révisé de l'Ohio définit une «rédaction» comme «masquant ou supprimant toute information qui est exemptée de l'obligation de permettre l'inspection publique ou la copie d'un article qui répond autrement à la définition d'un «dossier» à l'article 149,011 du Code révisé.  Les exemples de biffure sont «noircir» ou «Whiting» ou «découper» des parties d'un document.

Lorsqu'un dossier public contient des renseignements qui ne relèvent pas de la définition d'un «dossier public» au sens de la loi ou qui sont exonérés par la Loi, le directeur de la ville mettra à disposition la partie du dossier public qui répond à la définition de «dossier public».  Le directeur de la ville ou le responsable de la désignation doit faire une copie du dossier public, effectuer la rédaction, puis faire une copie de cette feuille et rendre la deuxième copie disponible au demandeur.  Le demandeur ne sera pas facturé pour la première copie effectuée.  Si possible, le premier exemplaire sera conservé par le dépositaire des documents publics.

b les demandes qui sont ambiguës, trop larges ou sont difficiles à identifier les documents publics demandés.  Parfois, un demandeur peut faire une demande de documents publics à partir de laquelle le directeur de la ville ne peut pas déterminer quels documents publics sont demandés.  Dans de telles circonstances, le directeur de la ville informera le demandeur que la demande de documents publics est refusée, mais donnera au demandeur l'occasion de décrire plus précisément les documents publics recherchés.  Si le demandeur cherche à obtenir des documents publics organisés d'une certaine manière, mais que les documents publics ne sont pas organisés de cette façon, le directeur de la ville informe le demandeur de la manière dont les dossiers publics de l'office en discussion sont conservés et consultés.  Le demandeur peut alors soumettre une demande de documents publics qui reflète plus précisément l'organisation réelle des documents publics recherchés.


Section 5. Conformité

Le directeur de la ville se réserve le droit de consulter un conseiller juridique avant la publication de tout document public.  Il s'agit de permettre à la ville de se conformer aux lois relatives à la publication de certains dossiers.


Section 6. Omission de répondre à une demande de documents publics

La ville de Montgomery reconnaît les conséquences légales et non légales de l'omission de répondre correctement à une demande de documents publics.   L'omission d'un Office public de se conformer à une demande peut entraîner des recours et des dommages-intérêts selon R.C. 149,43.